ALGEMENE VOORWAARDEN – FastPortal

Wij, FastPortal BV, bieden via Software-as-a-Service (SaaS) de software FastPortal (de Software) aan. Dit betekent dat wij u (de Gebruiker) via het internet toegang bieden tot de Software die door ons is ontwikkeld. Dit zijn de algemene voorwaarden die op het gebruik van de Software van toepassing zijn.

Mocht u vragen hebben over deze algemene voorwaarden of de Software, aarzel dan niet met ons contact te zoeken via support@fastportal.com of per post: FastPortal BV, Tweede van der Helststraat 7-III, 1073AE Amsterdam.

Wij hebben het recht deze algemene voorwaarden te wijzigen. U stemt ermee in dat steeds de laatste versie van deze algemene voorwaarden van toepassing zal zijn. Afwijkende afspraken gelden alleen als deze schriftelijk door ons zijn aanvaard.

Artikel 1 – Algemeen

  1. Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op iedere aanbieding en overeenkomst die wij met u sluiten en tevens op al uw gebruik van de Software.
  2. Door gebruik te maken van de Software stemt u in met deze algemene voorwaarden.
  3. Wij zullen deze algemene voorwaarden op verzoek kosteloos aan u toezenden. Zij zijn ook beschikbaar op https://fastportal.com/nl/terms.
  4. Als een deel van deze Overeenkomst nietig of vernietigbaar is, verandert dat niets aan de geldigheid van de rest van deze algemene voorwaarden of de overeenkomst waarop zij van toepassing zijn. Het nietige of vernietigde deel wordt vervangen door een bepaling die zoveel mogelijk de inhoud van de nietige bepaling volgt.
  5. Al onze aanbiedingen en offertes zijn vrijblijvend, tenzij anders is afgesproken. Een aanbod in een offerte geldt alleen voor de specifieke onderliggende opdracht (en niet voor eventuele toekomstige orders).
  6. Wij mogen ervan uitgaan dat alle gegevens die u aan ons verstrekt kloppen. Wij zullen onze dienstverlening, offerte en facturatie op deze informatie baseren.

Artikel 2 – Types accounts en gebruikers

  1. Met de Software kan een persoon of organisatie (de Abonnee) zelf of met onze hulp een digitale klantomgeving aanmaken in de eigen huisstijl (een Portal). Een portal kan bereikbaar zijn via een subdomein van FastPortal.com (bijvoorbeeld https://PortalNaam.fastportal.com) of via een eigen domein van de abonnee (bijvoorbeeld https://yourbrandportal.com).
  2. Een account is altijd gekoppeld aan één enkel Portal. Het is dus mogelijk met hetzelfde emailadres bij verschillende Portals van aparte organisaties een account aan te houden.
  3. Er zijn vier soorten accounts te onderscheiden met elk eigen rechten en plichten:
    • Medewerkeraccount/Medewerker: dit type account heeft binnen zijn Portal de mogelijkheid om, onder andere:
      • Cliënten toe te voegen, bewerken, blokkeren en om wachtwoorden te resetten;
      • Documenten, dossiers, facturen, berichten, notitietjes en andere communicatie van, naar en met Cliënten in te zien, aan te maken, te bewerken en/of te verwijderen;
    • Beheerderaccount/Beheerder: dit type account heeft alle functionaliteit van een Medewerkeraccount, maar ook de mogelijkheid om, onder andere:
      • Medewerkers toe te voegen, bewerken, blokkeren en om wachtwoorden te resetten;
      • Sjablonen voor diensten, facturen en producten toe te voegen, bewerken en verwijderen;
      • Medewerker om te zetten in Beheerdersaccounts en vice-versa;
      • Diverse instellingen van het Portal te bewerken, waaronder de huisstijlkleuren, teksten, veiligheidsinstellingen, taalvoorkeuren, valutavoorkeuren, betaalmogelijkheden en de menu-opties;
    • Cliëntaccount/Cliënt: Cliënten hebben alleen toegang tot de eigen dossiers, bestanden en overige communicatie. Cliënten kunnen beperkt eigen voorkeuren instellen via hun profiel. De toegang tot bepaalde functionaliteiten wordt bepaald door de Beheerders en Medewerkers van het Portal;
    • Hoofdcliëntaccount/Hoofdcliënt: een Medewerker, Beheerder of bestaande Hoofdclïent kan een Cliënt omzetten in een Hoofdcliënt. Een Hoofdcliënt kan alles wat een gewone Cliënt ook kan, maar daarnaast kan hij ook alle documenten, dossiers en stukken van aan hem gekoppelde reguliere Cliënten inzien en bewerken.
  4. Tenzij nadrukkelijk anders aangegeven zijn alle voorwaarden in deze algemene voorwaarden op alle soorten accounts van toepassing.
  5. De Abonnee sluit bij ons een abonnement af waarmee een Portal kan worden aangemaakt en de diverse accounts kunnen worden aangemaakt. De Abonnee heeft dan ook de betalingsplicht voor het gebruik van de Software.
  6. Accounts kunnen op de volgende wijze aangemaakt worden:
    • Medewerkeraccounts kunnen alleen aangemaakt worden door een Beheerder;
    • Cliëntaccounts kunnen worden aangemaakt door uzelf (mits de Abonnee dit zo heeft ingesteld) of door Medewerker, Beheerder of Hoofdcliënt;
    • Hoofdcliëntaccounts worden aangemaakt door een Cliëntaccount om te zetten. Dit kan gedaan worden door een Medewerker, Beheerder of Hoofdcliënt;
    • Beheerdersaccounts worden aangemaakt door een Medewerkeraccount om te zetten in een Beheerdersaccount. Alleen andere Beheerders kunnen dit.
  7. U kunt na het inloggen zien welk type account u heeft op uw profielpagina.

Artikel 3 – Voorwaarden specifiek voor de Abonnee en Beheerdersaccounts

  1. Bij het aanvragen of aanmaken van een Portal door de Abonnee, dient de Abonnee tenminste één natuurlijk persoon aan te wijzen als Beheerder. Er dient ook op elk moment minstens één natuurlijk persoon Beheerder te zijn.
  2. Wij beschouwen alle Beheerders als alleengerechtigd vertegenwoordiger van de Abonnee. Dat betekent dat wij uitsluitend contact onderhouden met Beheerders inzake het Portal en het abonnement en dat de Abonnee en alle Beheerders gehouden zijn aan afspraken die wij maken met een Beheerder. De Beheerders zijn ook verantwoordelijk voor het (doen) uitvoeren van de plichten van de Abonnee.
  3. Tenzij anders overeengekomen is het abonnement op de Software opzegbaar per de eerste van de maand met een opzegtermijn van één maand. Vooruitbetaalde abonnementen of licenties worden bij tussentijdse opzegging niet vergoed. Elke Beheerder kan het abonnement beëindigen.
  4. De Software is self-service en derhalve zijn de Beheerders individueel en gezamenlijk eindverantwoordelijk voor alles wat er met of in uw Portal gebeurt.
  5. De prijs is exclusief eventuele onkosten, exclusief btw en andere heffingen van overheidswege.
  6. Wij mogen onze prijzen en tarieven altijd aanpassen. De prijswijziging zal 30 dagen na de aankondiging daarvan, ingaan.
  7. Een Beheerder van uw Portal heeft de mogelijkheid om eigen algemene voorwaarden en privacybeleid van toepassing te verklaren op het gebruik van zijn Portal (Aanvullende Voorwaarden). Aanvullende Voorwaarden mogen niet strijdig zijn met deze algemene voorwaarden, maar mocht dat toch gebeuren dan gelden altijd onze voorwaarden. Wij en onze medewerkers, partners en/of leveranciers zijn niet gebonden aan uw Aanvullende Voorwaarden.
  8. Het is nadrukkelijk niet toegestaan om een Portal eruit te laten zien als onderdeel van een organisatie/bedrijf/instantie zonder de expliciete schriftelijke toestemming van betreffende organisatie/bedrijf/instantie. In geval van overtreding hebben wij het recht om onmiddellijk het Portal te blokkeren en tot verwijdering over te gaan.
  9. Wij zullen de Abonnee maandelijks een factuur sturen. De Abonnee moet de facturen altijd binnen 14 dagen na factuurdatum hebben voldaan.
  10. Als u als Abonnee niet op tijd aan uw betalingsverplichting voldoet, dan bent u automatisch in verzuim. In dat geval bent u de wettelijke (handels)rente plus 1% verschuldigd over het openstaande bedrag. De rente over het opeisbare bedrag wordt berekend vanaf het moment dat u in verzuim bent tot het moment dat u het volledig verschuldigde bedrag voldoet.
  11. U bent automatisch in verzuim als u niet op tijd aan uw betalingsverplichting voldoet. In dat geval bent u aan ons alle buitengerechtelijke incassokosten verschuldigd. Bij een openstaand bedrag tot €267 zullen deze kosten €40 zijn. Bij een hoger bedrag zijn de maximale incassokosten als volgt:
    • 15% over de eerste €2500;
    • 10% over het deel dat daarna overblijft, tot €5000;
    • 5% over het deel dat daarna nog overblijft, tot €10.000;
    • 1% over het deel dat daarna nog overblijft, tot €200.000;
    • 0,5% over het overige deel.
  12. Zolang u in verzuim bent, mogen wij alle accounts met bijbehorende gegevens (waaronder die van Medewerkers en (Hoofd)Cliënten) geheel of gedeeltelijk blokkeren of verwijderen.

Artikel 4 – Gebruik van FastPortal

  1. Uw account met wachtwoord waarmee u toegang krijgt tot de Software is strikt persoonlijk. Alleen u mag gebruik maken van het persoonlijk account. U mag anderen geen toegang geven tot de Software met uw persoonlijk account.
  2. U moet uw accountgegevens en wachtwoord strikt geheimhouden. U bent aansprakelijk voor alle handelingen die worden gedaan nadat is ingelogd met de accountgegevens en het wachtwoord.
  3. U bent zelf verantwoordelijk voor de technische werking en onderhoud van uw internetverbinding, interne netwerk en alle overige IT-systemen die volgens onze systeem-vereisten nodig zijn voor het gebruik van de Software.
  4. Wij hebben het recht een persoonlijk account te blokkeren. Dit doen wij als wij het redelijke vermoeden hebben dat met één of meer persoonlijke accounts in strijd wordt gehandeld met de wet of deze overeenkomst. Daarnaast houden wij het recht om andere consequenties aan dit misbruik te verbinden.
  5. Wij hebben zonder toestemming van de Abonnee geen toegang tot uw Portal, accounts of data. Dit heeft tot gevolg dat alleen een Beheerder, Medewerker of Hoofdcliënt een wachtwoord kan vervangen voor een Cliënt en deze daarmee opnieuw toegang kan verschaffen tot de Software. Het wachtwoord van een Medewerker kan alleen door een Beheerder vervangen worden. Dat betekent ook dat in het geval de Abonnee de inloggegevens van alle Beheerders verliest, wij u op geen enkele wijze toegang kunnen verschaffen tot uw data.
  6. Indien u Cliënt bent, dient u bij vragen of opmerkingen over de Software contact op te nemen met een Medewerker of Beheerder van het Portal. Medewerkers moeten vragen en opmerkingen voorleggen aan Beheerders. Beheerders mogen per email contact opnemen met ons voor hulp. Wij verlenen geen support aan personen of organisaties met een Cliënten- of Medewerkeraccount.
  7. Wij hebben de technische mogelijkheid om een Medewerkeraccount om te zetten in een Beheerdersaccount. Deze mogelijkheid zullen wij gebruiken indien een Abonnee aangeeft het wachtwoord van alle Beheerderaccounts te zijn verloren en als het ons inziens voldoende duidelijk is dat de Abonnee of een vertegenwoordiger van de Abonnee dit verzoek indient.
  8. Wij hebben de technische mogelijkheid om toegangsbeperkingen op basis van IP-adres te verwijderen. Dit zullen wij alleen doen als een Beheerder die het verzoek indient volgens ons een gegronde reden heeft.
  9. Wij hebben de technische mogelijkheid om two-factor authenticatie uit te zetten voor specifieke accounts. Dit zullen wij alleen doen als de Beheerder die het verzoek indient volgens ons een gegronde reden heeft.
  10. Wij hebben de technische mogelijkheid om uw account te blokkeren of deblokkeren. Dit zullen wij alleen doen als wij hiervoor een goede reden hebben. Indien mogelijk zullen wij u altijd op de hoogte brengen van onze beweegredenen.

Artikel 5 – Beschikbaarheid en onderhoud van FastPortal

  1. Wij zullen ervoor zorgen dat u de Software kunt gebruiken gedurende de tijd dat wij een contract met de Abonnee hebben. Wij zullen ons inspannen om de Software 24 uur per dag, 7 dagen per week beschikbaar te maken. Wij zijn verantwoordelijk voor de werking en het onderhoud van de Software.
  2. Wij kunnen de software (gedeeltelijk) buiten werking stellen voor onderhoud. Beheerders ontvangen 3 werkdagen voor het geplande onderhoud, een kennisgeving van ons. Alleen bij noodgevallen zullen wij geen kennisgeving sturen.
  3. Wij houden het recht de Software te wijzigen en bepaalde eigenschappen of functionaliteiten van de Software te wijzigen, te verwijderen of toe te voegen.
  4. Wij garanderen niet dat de Software foutloos is. Breng ons gelijk op de hoogte als de Software een storing heeft, zoals een foutmelding of het uitvallen van een functionaliteit van de Software. U kunt dit doen door te e-mailen naar support@fastportal.com. Wij zullen vervolgens ons best doen de storing zo snel mogelijk op te lossen.

Artikel 6 – Blokkeren en verwijderen van gegevens

  1. De Software is een betaalde dienst waarvoor de Abonnee betaalt. Als de Abonnee niet aan zijn betalingsverplichtingen aan ons voldoet, zullen wij toegang tot de Software inperken of volledig blokkeren. Ook mogen wij een Portal volledig verwijderen, waarmee ook al uw gegevens worden verwijderd.
  2. Beheerders, Medewerkers en Hoofdcliënten kunnen ook accounts tijdelijk of blijvend blokkeren of verwijderen. Wij zijn niet verantwoordelijk of aansprakelijk voor enige schade die u hierdoor lijdt.
  3. Als een Abonnee een factuur niet tijdig heeft voldaan, zullen wij alle Medewerker- en Beheerdersaccounts op zijn Portal blokkeren. Als na 30 dagen de factuur nog niet betaald is, zullen wij ook (Hoofd)cliëntenaccounts blokkeren. Als dan na nog eens 30 dagen de factuur niet volledig voldaan is, zullen wij de procedure voor het verwijderen van een Portal ingang zetten.
  4. Een Abonnee kan besluiten niet langer van onze diensten gebruik te willen maken en het abonnement opzeggen. Op het moment dat een Abonnee heeft aangegeven zijn Portal op te willen zeggen, zullen wij alle accounts die gebruik maken van dat Portal op de hoogte stellen dat het Portal zal worden verwijderd en welke procedure wij daarbij volgen. Op de opzegdatum zetten wij de procedure voor het verwijderen van een Portal in werking.
  5. De procedure voor het verwijderen van een Portal (de Verwijderingsprocedure) gaat als volgt:
    • Op de datum dat Verwijderingsprocedure definitief doorgezet wordt, krijgt u een email van ons om u van de situatie op de hoogte te brengen, deze Verwijderingsprocedure toe te lichten en u te waarschuwen dat u alle data die u wilt bewaren elders moet opslaan;
    • De volgende drie werkdagen krijgen Medewerkers en Beheerders elke dag twee emails met dezelfde waarschuwing. Op de vierde werkdag nadat de Verwijderingsprocedure is ingezet, zullen wij alle Medewerkers en Beheerders blokkeren;
    • Het blijft tot 30 dagen na inwerkingtreding van de Verwijderingsprocedure mogelijk voor (Hoofd)Cliënten om data veilig te stellen. Op de werkdag die volgt op deze dag, zullen wij ook alle (Hoofd)Cliëntaccounts blokkeren;
    • Wij houden vervolgens alle data op onze servers tot 60 dagen nadat de laatste account geblokkeerd is, tenzij de Abonnee ons verzoekt tot onmiddellijke verwijdering over te gaan. Na deze laatste bedenktermijn van 60 dagen zullen wij alle data onherroepelijk verwijderen.
  6. Ook tijdens de Verwijderingsprocedure kunnen wij geen wachtwoorden resetten. Het is uw eigen verantwoordelijk om te zorgen dat u uw inloggegevens veilig bewaart of tijdig een reset aanvraagt bij een Medewerker of Beheerder.

Artikel 7 – Derden

Wij mogen werkzaamheden (deels) laten verrichten door derden, als wij vinden dat dit nodig is voor de goede uitvoering van de SaaS overeenkomst. Artikelen 7:404 BW (uitvoering door bepaalde persoon), artikel 7:407 lid 2 (hoofdelijke aansprakelijkheid) en 7:409 BW (overlijden van bepaalde persoon) zijn niet van toepassing.

Artikel 8 – Overmacht

Wij zijn niet aansprakelijk als wij de overeenkomst met u niet kunnen nakomen door overmacht. Dit geldt ook als u de overeenkomst door overmacht niet kunt nakomen. Als de overmacht langer duurt dan 3 werkdagen, dan kan deze overeenkomst schriftelijk worden opgezegd. In dat geval bestaat er geen recht op schadevergoeding. Wij zullen u een factuur sturen over de (nog niet betaalde) periode dat u de Software heeft gebruikt.

Artikel 9 – Intellectuele eigendomsrechten

  1. Wij (of onze licentiegevers of toeleveranciers) zijn exclusief eigenaar van alle bestaande en toekomstige intellectuele eigendomsrechten, zoals auteursrechten, merkrechten, modelrechten, octrooirechten, broncode en know-how, die rusten op of voortvloeien uit de Software.
  2. U krijgt alleen het recht de Software te gebruiken. U kunt geen aanspraak maken op de in lid 1 genoemde intellectuele eigendomsrechten. Het recht tot gebruik van de Software is niet exclusief en het is niet toegestaan het recht tot gebruik van de Software over te dragen of in licentie te geven.

Artikel 10 – Geheimhouding

Wij zijn verplicht al uw vertrouwelijke informatie geheim te houden. Onder ‘vertrouwelijke informatie’ begrijpen wij alle informatie waarvan u heeft aangegeven dat deze vertrouwelijk is of waarvan het uit de aard van de informatie voortvloeit. Het volgende is in ieder geval vertrouwelijke informatie:

  1. informatie die in verband staat met onderzoek en ontwikkeling, bedrijfsgeheimen of bedrijfsinformatie;
  2. persoonsgegevens zoals bedoeld in de Wet Bescherming Persoonsgegevens;
  3. alle gegevens die gebruikers in het Portal invoeren.

Artikel 11 – Aansprakelijkheid

  1. U vrijwaart ons voor alle aanspraken van anderen vanwege de data die u met behulp van de Software heeft opgeslagen, verzameld of verwerkt. Wij zijn niet aansprakelijk voor de inhoud van de data die u binnen de Software heeft opgeslagen, verzameld of verwerkt.
  2. Wij zijn niet aansprakelijk voor de schade die is ontstaan door ondeskundig gebruik van de Software.
  3. Wij zijn alleen aansprakelijk voor uw directe schade, die rechtstreeks en uitsluitend het gevolg is van een tekortkoming van ons.
  4. Onze aansprakelijkheid is steeds beperkt tot het totaal van betaalde abonnements- of licentiegelden in de 12 maanden voorafgaand aan de (vermeende) schade, of het bedrag dat onze verzekeraar in dat geval maximaal uitkeert.
  5. Wij verplichten ons zorg te dragen voor een zorgvuldige opslag van de van u afkomstige data. Wij zijn niet aansprakelijk voor de beschadiging of het verliezen van de bij ons of bij derden opgeslagen data. Voor ons actuele beveiligingsbeleid verwijzen wij u naar https://fastportal.com/nl/security.
  6. De in dit artikel opgenomen beperkingen van de aansprakelijkheid gelden niet als de schade te wijten is aan opzet of grove schuld aan onze zijde.

Artikel 12 – Overige bepaling

  1. Het is verboden om de Software te gebruiken voor misleidende, oneigenlijke, illegale of immorele praktijken, waaronder spammen, phishing en het verspreiden van verboden materialen.
  2. Het is mogelijk met de Software betalingen te verrichten en te ontvangen. Hiervoor maken wij gebruik van derden die hiervoor de benodigde vergunningen en infrastructuur hebben (Payment Service Providers). Wij zijn op geen enkele wijze partij in financiële transacties tussen gebruikers onderling en accepteren dan ook geen enkele aansprakelijk in geval van fraude, wanbetaling of andere problemen. Gebruikers zijn altijd zelf verantwoordelijk voor compliance met alle relevante wetgeving inzake (online) betalingsverkeer.
  3. U zult geen enkele poging ondernemen om onze veiligheidsmaatregelen te omzeilen, waaronder de installatie van software op onze servers, URL-hacking, DDOS-aanvallen, packet-sniffing of enige andere activiteit die kan worden omschreven als “hacken”.

Artikel 13 – Toepasselijk recht

Nederlands recht.

Artikel 14 – Bevoegde rechter

Rechtbank Amsterdam.